Software gestionali: disciplina contabile e fiscale

Oramai nell’attuale era del digitale, in tutte le realtà aziendali e professionali, per svolgere il proprio lavoro non si può far a meno di utilizzare software e applicativi gestionali. Molti sono i dubbi relativi sia dal punto di vista contabile che fiscale dell’acquisto del software.

Per l’inquadramento contabile e fiscale è necessario effettuare una corretta classificazione tra software di base e software applicativo.

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Software di base

Si intendono tutti i programmi basilari per il funzionamento dell’elaboratore e di tutti i suoi componenti e si trovano già caricati al momento dell’acquisto del computer (esempio il sistema operativo: Windows 7).

Il sistema operativo costituisce la parte fondamentale del software di base, in quanto coordina il collegamento tra le varie componenti del computer. Nel software di base rientrano anche tutta una serie di programmi legati a funzionalità precise nella gestione del computer, come la formattazione, e programmi per la manutenzione dei componenti hardware. Il software di base comprende anche i cosiddetti programmi di utilità, ad esempio gli antivirus, i programmi per la protezione e la conservazione dei dati, per la compressione dei file, screen saver ecc.

In buona sostanza, il costo di acquisto del software è equiparato ad un’immobilizzazione materiale e deve essere capitalizzato insieme all’hardware alla voce “altri beni”

Software applicativi

Sono quei software che consentono all’elaboratore di ottenere specifici risultati operativi e che consentono di utilizzare le funzioni dei programmi di base per soddisfare le specifiche esigenze dell’utilizzatore. (ad esempio i software gestionali).

Il software applicativo costituisce, a differenza del software di base che è requisito essenziale per il funzionamento dell’hardware, un’immobilizzazione immateriale.

Cos’è il software gestionale?

Con il termine software gestionale si intende l’insieme dei programmi applicativi, che automatizzano i processi di gestione all’interno delle aziende .

Tali software si dividono in macrocategorie:

  • Software di contabilità
  • Software di magazzino
  • Software di produzione
  • Software gestionali di supporto ai processi aziendali

Software gestionale a titolo di proprietà o licenza d’uso

La spesa sostenuta per il software gestionale acquistato a titolo di proprietà o in licenza d’uso a tempo indeterminato deve essere iscritta nell’attivo patrimoniale, all’interno della voce B.I.3 tra i “Diritti di brevetto industriale e diritti di utilizzazione delle opere dell’ingegno”, attenendosi alle indicazioni contenute nell’OIC 24 “Immobilizzazioni immateriali”.

Software gestionale acquistato a titolo di licenza d’uso a tempo determinato

Il software gestionale acquistato a titolo di licenza d’uso a tempo determinato, invece, deve essere iscritto in bilancio nella voce B.I.4 “Concessioni, licenze, marchi e diritti simili”.

Occorre distinguere due casi:

se il contratto di licenza d’uso prevede il pagamento di un corrispettivo periodico, i relativi costi devono essere imputati a conto economico quando sostenuti;

se il software acquistato su licenza d’uso prevede il pagamento di un corrispettivo “una tantum” pagato all’inizio a valere per tutto il periodo di licenza, i relativi costi vanno ammortizzati a quote costanti nel periodo di durata della licenza d’uso.

Software gestionale autoprodotto in azienda

Nel caso in cui il software applicativo sia realizzato all’interno dell’azienda, senza richiederne il riconoscimento della tutela giuridica, i relativi costi possono essere imputati al conto economico relativo all’esercizio di effettivo sostenimento.

Tuttavia, qualora i programmi siano utilizzabili all’interno della realtà aziendale per un certo numero di anni, tali costi devono essere necessariamente capitalizzati.

Pertanto, i costi sostenuti per produzione di software applicativi prodotti all’interno dell’impresa e non tutelati per legge possono essere capitalizzati come “Altre immobilizzazioni immateriali (B.I.7)” o iscritti a Conto economico come costi d’esercizio del periodo in cui essi sono stati sostenuti.